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Avant de poster (sauf pour la partie offres et demandes d'emploi du forum), prsentez vous dans le forum "Prsentations". Si vous avez des soucis, n'hsitez pas me contacter par mail : allolivier2b (arobase) gmail.com. Pour votre "Prsentation", n'oubliez pas d'indiquer votre profession (grimpeur, bcheron ... etc) avec un premier message sympa pour faire connaissance.

Olivier

#1 17-10-2008 22:58:24

GAB
GRIMP ARBRE BZH
Date d'inscription: 22-12-2006
Messages: 2472

Guide d'organisation de Manifestations rgionales

Une manifestation rgionale c'est :

1 une quipe d'organisation

2 une date, un lieu, des objectifs

3 un programme

4 des partenaires

5 des participants

6 un budget

7 de la communication

8 de l'organisation pratique

9 et bien sr un bilan de l'organisation


C'est aussi un compte rebours !

Compte rebours en commenant si possible un an avant la date prvue pour la manifestation :
constituer une quipe d'organisation
dfinir les objectifs de la manifestation : programme et public vis
prendre contact avec la ville d'accueil
fixer une date et un lieu propice l'organisation de la manifestation
finances : tablir un budget prvisionnel et rechercher des partenaires financiers.
communiquer sur la manifestation par les canaux de la SFA (Feuille, Lettre, site) d'une part et par la presse d'autre part.
tablir un programme prcis de la journe avec les animations
tablir un programme le plus prcis possible des tches raliser par l'quipe rgionale et par les salaries de la SFA.
Le jour J : se faire plaisir.
Et aprs : remercier les partenaires, faire le bilan, communiquer ce bilan la SFA pour mutualiser les expriences pour les autres manifestations rgionales de la SFA.

1 Une quipe d'organisation

La ville daccueil doit tre rceptive au discours de la SFA et susceptible d'apporter une aide matrielle et / ou financire l'organisation de la manifestation. Elle doit tre galement choisie pour son engagement prsent et futur dans une politique de l'arbre en milieu urbain dans le sens exprim par la Socit Franaise d'Arboriculture - au travers notamment de la Charte europenne de l'arbre d'ornement (cf. annexe 1) par exemple et pour la qualit et la richesse de son patrimoine arbor.

1 Composition du comit :
Privilgier la proximit gographique et utiliser les ressources locales. Il comprend idalement :
Un membre de la SFA qui aura le pouvoir dcisionnel (en accord avec le CA). Il devra s'appuyer sur le dlgu rgional.
Des adhrents (dont des praticiens dans le cas d'un championnat)
Un membre de la ville d'accueil qui sera l'interlocuteur privilgi. Il devra pouvoir transmettre les attentes de la ville d'accueil et apporter des rponses rapides.
Le trsorier de la SFA qui assure le suivi comptable de la manifestation et donnera, accord avec le bureau de la SFA, les autorisations de dpenses sur la base du budget prvisionnel et des factures.
La comptable de la SFA qui assure le suivi comptable et paie les factures. 
NB : il est important que Violette Cabaret (gestion des dossiers d'inscription), Carine Lamrand (communiqu de presse, demandes de subventions, etc) et Florence Dhuy (affiche, T shirts, etc) disposent des informations propos de la manifestation pour apporter leur soutien, si besoin est, au comit d'organisation.

Dans le cas d'un championnat, il faudra par ailleurs dsigner  :
1 directeur de coordination du championnat et un directeur technique qui :
ont le pouvoir dcisionnel concernant lorganisation et la prparation du championnat.
organisent la composition des jurys.
2 adjoints qui :
supplent le directeur de coordination du championnat.
et font remonter les informations et les dolances diverses.
5 chefs de Jury qui :
doivent tre impliqus ds le dbut dans la prparation des preuves.
encadrent les membres de chaque jury.
veillent l'application et au bon droulement des preuves de slection conformment aux prescriptions des feuilles de jury (cf annexe 10).


2 Equipe large d'organisation :
Il faut pouvoir compter sur une quipe plus large pour l'organisation pratique de la manifestation, quelques jours avant et aprs. Par exemple : prparation d'ateliers : environ 10 personnes (secourisme, ateliers techniques et de dmonstrations) pendant 2 3 jours et une vingtaine de personnes pendant la manifestation.
Dans le cas d'un championnat : 
Prparation des preuves : 10 15 personnes (grimpeurs et hommes de pied)
Gestion des preuves lors de la manifestation : environ 20 personnes


3 - Rles et domaines dintervention du comit d'organisation
La SFA apporte toutes les comptences techniques ncessaires lorganisation de la manifestation (par exemple le rglement (cf annexe 11) d'un championnat et son application).
Gestion des inscriptions des concurrents en liaison et assurance de la manifestation avec Violette.
Contact avec les partenaires et sponsors nationaux en liaison avec Carine.
Gestion des stands et leur distribution.
La scurit sur le site (Croix Rouge) et accords avec la commission de scurit de la ville daccueil (si existant).
Mise en place et coordination des animations
2 Une date, un lieu, des objectifs


La date doit tre fixe bien sr en fonction du calendrier de la ville d'accueil et du calendrier des manifestations de la SFA (RNA en particulier).

Le lieu doit tre propice l'organisation de la manifestation : salle pour accueillir une confrence, bureau pour l'organisation, possibilits de camping, de parking, etc.

Les objectifs de la manifestation :
Etre fdrateur en permettant aux diffrents acteurs de larboriculture ornementale de se rassembler lors de rencontres annuelles dans une ville d'accueil.
Echanger et informer sur les activits lies aux mtiers de larboriculture ornementale
Communiquer auprs dun large public sur lintrt des arbres en milieu urbain, l'informer sur la ncessit de soutenir une gestion adapte et respectueuse du vgtal pour le patrimoine arbor de la commune.
Permettre la ville daccueil de faire connatre au grand public sa politique de larbre comme lment prpondrant du cadre de vie.

Du point de vue du dveloppement de la SFA :
Augmenter le nombre d'adhrents de la SFA,
Engager de nouveaux partenariats
Contribuer au financement des postes des salaries de la SFA, en incluant une partie de leur temps dans le budget de la manifestation
Contribuer, si c'est possible, au budget de la SFA dans le cas o la manifestation dgagerait un bnfice financier.


Les publics concerns
Grand public, enfants, propritaires privs de parcs et jardins.
Elus et personnels de municipalits.
Professionnels de larbre dornement.
Professionnels du paysage et de la ppinire
3 Un programme de la journe

Historiquement, les manifestations rgionales de la SFA se droulent autour d'un championnat rgional de grimpeurs lagueurs. D'autres formes de manifestations peuvent tre organises.
Exemples : Festiv'arbres en juin 2005 et juin 2006 journe grand public organise par la SFA sud-est (Cf annexe 2),  journes du Sud Ouest organises par Pascale Charles Lavauzelle en octobre 2005, etc

Un championnat doit comprendre :
Epreuves du championnat rgional :
Epreuve de dplacement et de simulations de travaux de taille. Les critres sont la scurit, le style, linnovation technique et la capacit organiser un travail (simul) travers un parcours dans un arbre majestueux. Le tout dans un temps imparti mais sans que le chronomtre soit un lment prpondrant dans le classement des candidats.
Epreuve dadresse au lancer de sac.
Epreuve de grimper au footlock.
Epreuve de secourisme
Ateliers techniques de grimper et dplacement, dmonstrations de matriel, techniques de secourisme, etc.
Des animations grand public.

Une journe grand public peut tre organise autour d'animations comme :
Accrobranchs
Arbovisite
Atelier essai de matriel.
Atelier nuds
Crash test (avec fabricants) solidit la coupure des longes armes/non armes.
Dmonstration de matriel spcifique. Avantages/inconvnients.
Dmonstration EPI anti-coupure + lgislation sur la scu + info sur la fabrication.
Dmonstration secours dans l'arbre.
Info sur la fabrication des EPI
Information sur les maladies des arbres
Informations sur les mtiers de la filire
Jeux concours pour les enfants
Matriel et technique de dmontage.
MSA / scurit secourisme
Placer 1 fausse fourche depuis le sol.
Vente des ouvrages publis par la SFA
Vrification des EPI
etc.

Une confrence
Le thme de la confrence peut tre dfini avec la ville d'accueil afin quelle puisse mettre en avant ses techniques et son mode de gestion mis en uvre en arboriculture urbaine (interventions de responsables des espaces verts de la ville pendant la confrence).
Cest galement le moyen de mettre laccent sur une problmatique locale particulire : le chancre color par exemple dans le sud, toute autre pathologie particulirement dveloppe dans une rgion, ou des modes de gestion propres un contexte local (gestion bocagre de larbre des champs, etc ).
L'ouverture devra se faire par un officiel.

Et bien sr restauration et buvette
Il est toujours souhaitable de disposer d'une buvette, d'un barbecue ventuellement pour leur aspect convivial, mais aussi parce qu'ils sont sources de recettes financires non ngligeables.

Le programme, une fois tabli, devra tre rdig noir sur blanc pour la communication, la recherche de partenaires, etc.
4 Des partenaires

1 - La ville daccueil :
Ds que possible, il est intressant de discuter les conditions de partenariat avec la ville d'accueil. Elles peuvent tre trs diverses :
mise disposition du lieu de la manifestation : de la salle pour une confrence, de matriel de sonorisation, d'un parc pour un championnat, etc.
mise disposition de matriel : barrires, etc.
mise disposition de personnel municipal pour l'organisation pratique, aide du service de communication, du service tourisme,
Communication sur et autour de la manifestation : panneaux dinformation, banderoles, flchage du site, journaux municipaux, affichage en ville, etc.
Contacts et mise en relation avec les mdias locaux, avec dautres sponsors ou partenaires locaux.
Autorisation douverture dune manifestation publique et dinstallation dune buvette (et de vente d'alcool) lors de la manifestation.
Financements : sous forme de subventions ou de paiement direct par la ville de fournitures (locations des toilettes)
Dmarches administratives et autorisations diverses. Commission de scurit.
Adhsion la SFA
Signature de la Charte europenne de l'arbre

En retour la SFA :
Contribue la valorisation de la politique de l'arbre de la ville d'accueil,
S'engage communiquer auprs de ses partenaires, dans la Lettre de l'arboriculture et sur son site internet autour de cette manifestation.
Fait apparatre le logo de la ville sur les documents de communication de la manifestation.

2 - Les partenaires officiels de la SFA
A ce jour, 10 structures sont partenaires officiels de la SFA : Antec, Drayer, Gecao, Hva, Miller Komet, Msa, SDA, Sequoia, Sip, Unep. Aux termes de cette convention, ces structures contribuent au budget de la SFA ; et, en contre partie, doivent tre informes suffisamment lavance de toutes les manifestations rgionales organises par la SFA et doivent disposer d'un stand gratuitement, si stand il y a. La Msa peut faire transiter l'information par le biais de ses adhrents. Suite la runion avec les partenaires Nantes, le 8 mai 2006,
Violette   peut se charger de l'envoi des lettres les en informant.

3 Les collectivits locales
Il faut bien sr solliciter le partenariat financier du Conseil Rgional, du Conseil Gnral, de la Communaut dagglomration s'il y en a une, etc. (cf. partie "budget").

4 Autres structures rgionales lies l'arbre
Des associations comme le SNGEA, les FDGEDON, des fournisseurs de matriel, des centres de formation, des producteurs de produits locaux peuvent apporter des soutiens prcieux (cf. annexe 3 liste des structures ayant t associes des manifestations rgionales SFA) :
en animant un atelier ou une partie d'une confrence,
en diffusant l'information par le biais de leur rseau,
financirement en prenant en charge la ralisation de T shirts par exemple,
en payant un stand pour vendre des produits locaux, ce qui peut viter au comit d'organisation de grer la restauration sur place : ils peuvent soit payer la location du stand un prix fixe, soit la SFA rcupre un pourcentage sur les produits vendus
etc.

5 - Mdias rgionaux et locaux spcialiss (presse, radio, tl).
La station locale de Radio France peut tre partenaire de la manifestation et s'engager en faire la promotion et en assurer l'animation.
5 Des participants


Dans le cas d'un championnat ou d'une confrence, il est ncessaire de grer les inscriptions des participants l'avance.

Il faut dfinir une chance pour l'envoi des bulletins d'inscription.

Les bulletins d'inscription sont adresss aux adhrents SFA de la rgion concerne et toutes les personnes susceptibles d'tre intresses dont les coordonnes seront communiques au secrtariat. Nous disposons galement de listing comme les mairies, les CAUE, etc.

NB : depuis l'assemble gnrale de Morlaix en mai 2005, seuls les adhrents SFA peuvent participer aux championnats organiss par la SFA.

Le traitement des inscriptions se fait par le secrtariat de la SFA et le dlgu rgional ou une personne le reprsentant. La date de clture des inscriptions doit galement est fixe pour permettre la gestion correcte des dossiers.

Le nombre de participants maximum doit tre fix en fonction du site. Ce qui permet de prvoir le nombre de jurys dans le cas d'un championnat.

Toutes les correspondances doivent imprativement passer par le secrtariat de la SFA, pour faciliter l'organisation.



Concrtement, prvoir :
Un nom accrocheur pour la manifestation
Le programme de la manifestation
Un plan d'accs au site
Violette dispose de modles de dossiers d'inscription au Championnat avec le rglement (cf. annexe 4)




6 Un budget

1 - Le budget prvisionnel est ncessaire pour :
- valuer a priori les cots qui vont tre gnrs par l'organisation de la manifestation
- rechercher des partenaires

Il doit se faire en concertation avec le trsorier de la SFA et reflter la ralit de l'organisation de la manifestation et inclure :
En recettes et en dpenses :
du bnvolat valoris : pour le chiffrer, on multiplie le nombre de jours des bnvoles passs l'organisation par une moyenne de leur revenu journalier. Cela montre leur engagement. Sans les bnvoles, il faudrait payer une agence de communication par exemple, dont le cot serait bien suprieur.
les mises disposition de matriel.
En recettes :
les subventions demandes,
le montant attendu des inscriptions (nb maximum d'inscrits x tarif). Pour ce qui est des championnats rgionaux, il est important que tous fixent le mme tarif d'inscription : soit   XXX   .
une valuation des recettes de la buvette, etc.
En dpenses :
le temps des salaris de la SFA pass l'organisation de cette manifestation.
des frais de fonctionnement lis l'envoi des dossiers d'inscription par exemple.
Eventuellement, si les recettes le permettent, avec dcision au cas par cas avec le CA, inscrire une ligne de remboursement des frais de dplacements des bnvoles (sur la base de 20% du barme fiscal en voiture. Pour le cas de billets de train, les billets sont indispensables au remboursement). 
etc.

cf. exemple de budget prvisionnel en annexe 5.
Le budget prvisionnel doit toujours tre quilibr.



2 Recherche de partenaires financiers
Collectivits locales : le plus tt possible : les demandes de subventions auprs des collectivits locales doivent tre entreprises le plus tt possible, prs d'un an avant la manifestation.
Moyens :
prendre des contacts avec les lus, les salaris des collectivits territoriales, s'appuyer sur la ville d'accueil pour ces prises de contact et appuyer la demande.
Envoyer un courrier de demande de financement (cf. exemple en annexe 6) accompagn du budget prvisionnel, du programme de la manifestation, ventuellement d'articles de presse relatant de prcdentes manifestations (certains sont disponibles auprs de Carine), d'une plaquette de la SFA.
Concrtement, ce courrier est sign soit par le prsident de la SFA ou soit par le dlgu rgional. Il est impratif que le secrtariat de la SFA ait une copie de ce courrier. Toujours mentionner la personne contacter et ses coordonnes sur le courrier.
Suivre de prs l'examen et le traitement de la demande, en les relanant rgulirement.

Autres structures :
De la mme faon que les collectivits locales, d'autres structures peuvent tre approches : DDE, Chambre de commerce et d'industrie, Chambre dagriculture, France Bleu pour animation de la manifestation, etc.
Dans la mesure o France Bleu prend en charge l'animation, il est normal qu'elle apparaisse comme partenaire financier dans le budget prvisionnel.
La contrepartie ( ngocier) de l'engagement financier de ces structures est de la communication :
- prsence sur la manifestation (stands)
- prsence des logos sur les outils de communication (tracts, affiche, communiqu de presse)
Les exposants et les sponsors

Relancer les exposants locaux prsents tous les ans et chercher les partenaires possibles, ainsi que ceux susceptibles dtre intresss par le thme des ateliers ou de la confrence.

Penser aux associations rgionales (activits en relation avec le domaine nature environnement), aux activits commerciales en relation indirecte avec notre activit, aux artistes... L'aspect festif et pdagogique est souvent bienvenu.

Prvoir si possible une librairie avec uniquement des ouvrages en rapport avec la manifestation (gratuit du stand ventuellement ou participation sur un pourcentage des ventes).

Activit de visite des arbres et autres animations pour enfants.

Impliquer les exposants travers des dmonstrations ou animations :
- Dfinir le type d'animation en accord avec le comit dorganisation.
- Dfinir des crneaux horaires (pour pouvoir faire des annonces).

Penser rechercher des lots soit pour les vainqueurs d'un championnat, soit pour ceux de jeux pour enfants.

Quel que soit l'engagement pris par les uns et les autres, une trace crite doit parvenir Violette (devis, convention.)




3 Aprs la manifestation : remerciements

Pour prparer l'avenir et les manifestations suivantes, il faut adresser des courriers de remerciements tous les partenaires, accompagns d'articles de presse et ventuellement de la Lettre de l'arboriculture qui rend compte de la manifestation.
Carine peut se charger de ces remerciements.



4 Concrtement :

Tout est encaiss et pay par la SFA :
Recettes : Violette au secrtariat, en liaison avec le trsorier et Lucie Mader, la comptable de la SFA, tablit des factures et assure le suivi des paiements des subventions, des sponsors, des inscriptions
Dpenses : Violette reoit toutes les factures et en liaison avec le trsorier et Lucie, sur la base du budget prvisionnel, engage le paiement de ces factures.

Attention !
les dpenses doivent tre vises au moins par le bureau de la SFA pour tre engages,
toute demande de paiement par la SFA doit avoir une facture, ou une note de frais avec facturettes, ou une convention en face.

7 De la communication

Plusieurs outils de communication peuvent tre utiliss :
(Penser faire figurer les logos de tous les partenaires de la SFA sur ces outils. Florence en dispose)

1 - Avant la manifestation :
invitation : avec le nom (accrocheur) de la manifestation, le lieu, la date, le programme.
Le tirage et l'envoi de cette invitation peut faire l'objet d'un partenariat et tre dite par le service de com de la Mairie.
Dans le cas d'une manifestation grand public, elle peut tre distribue dans les coles, les mairies, via les partenaires, etc. Le mode de distribution permet de dfinir le tirage.
cf. annexe 7 : exemples de propositions de partenariat
Affiches :
La maquette de l'affiche peut tre ralise par un adhrent ou par le service communication de la ville d'accueil.
Dfinir la quantit d'affiches en fonction du mode de distribution.
Dfinir un mode de distribution des affiches.
Communiqu de presse :    
Il doit en 10 lignes exposer : le thme, les objectifs, le programme et les partenaires. Le nom d'une personne ressource et ses coordonnes doivent toujours figurer.    
cf. Annexe 9 exemple de communiqus de presse.
Son envoi la presse peut tre gr par le service de communication de la ville. A dfaut, il faut rassembler une liste de coordonnes de journalistes rgionaux (tel ou tel des partenaires rgionaux devrait avoir cette liste) et la communiquer sous version informatique au secrtariat de la SFA qui se chargera de l'envoyer.
Il peut galement tre envoy via le listing presse national de la SFA.
Prendre contact avec la station locale de Radio France ou une autre, pour leur demander d'animer la manifestation et d'annoncer la journe sur leurs ondes.
Prvenir le syndicat d'initiative ou l'office de tourisme de la manifestation.
Lettre de l'arboriculture, Feuille et site Internet SFA : pour utiliser ces vecteurs, faire passer Carine les informations suffisamment l'avance. (Le bouclage de la Lettre a lieu 2 mois avant sa parution.)
Invitations : Il est important d'envoyer des courriers d'invitation des personnalits rgionales.

2 Le jour de la manifestation :
Flchage de la manifestation dans lensemble de la ville d'accueil. La ville peut se charger de ce flchage. Penser la gestion de la pose et dpose du flchage.
Des banderoles dinformation peut tre place sur un axe de communication.
Organiser un accueil de la presse sur le stand de la SFA.
Les panneaux de la ville d'accueil peuvent annoncer la manifestation.
T-shirts si besoin :
Faire raliser le flocage par une entreprise (Florence a des contacts).
La vente doit couvrir les frais de fabrication de lensemble des tee-shirts offerts.
Dans le cas d'un Championnat, pour en calculer le nombre penser aux organisateurs, concurrents, jurys, et bien sr la vente. Les T shirts de couleur se vendent plus facilement.
Prvoir des tailles enfants pour la vente
La ralisation de T-shirts nest quune option et nest mettre en uvre que si sa ralisation savre financirement intressante. Il est par exemple possible de proposer, au titre du sponsorat, de prendre en charge le cot de ralisation des T-Shirts (la vente devient donc un bnfice net pour la SFA).
Les partenaires officiels de la SFA doivent pouvoir poser une banderole publicitaire dont les dimensions ne dpasseront pas 80 x 300 cm sur leur stand (article de la convention qui les lient la SFA).
Penser faire des photos et dsigner un volontaire qui rdigera un article pour la Lettre de l'arboriculture !
8 L'organisation pratique




1 - Stands : soit la ville d'accueil met disposition du matriel, soit il faut les louer (demander plusieurs devis. Adresses disponibles auprs de Carine).
Prvoir :
Un plan de situation des diffrents stands. Certains exposants peuvent en effet avoir des exigences de "bon voisinage".
Un point d'accueil des participants avec pointage. Violette au secrtariat fera passer au comit d'organisation la liste de ceux qui sont inscrits.
Un stand pour la ville daccueil
Des stands pour les partenaires officiels de la SFA intresss (Squoia, Unep, MSA, Gecao, Sip, Antec, Drayer, Miller Komet, Hva et SFA), quips de chaises, de tables et de llectricit (3 4 KW).
Un stand pour la SFA :
vente des documents : quelqu'un devra tre responsable de cela. Il faut demander les ouvrages vendre Violette en avance. Une caisse spciale devra tre prvue. Violette envoie une fiche des tarifs et un facturier qu'il faudra remplir et lui retourner.
rserver les panneaux SFA auprs du responsable rgional l'avance et celui de la Charte europenne auprs de Violette,
prvoir galement des bulletins d'adhsion la SFA.
Un accs vhicule pour dcharger le matriel.
Le  gardiennage nocturne des stands si besoin.
Un parking pour les exposants et le comit dorganisation.
De faire un briefing avec les sponsors et/ou les exposants le jour de la manifestation.




2 - Besoins pour l'organisation d'un championnat
Local technique sur le lieu de la manifestation pour pouvoir accueillir les organisateurs du championnat et le matriel. Ils seront sur place 1 3 jours avant la manifestation.
Toutes les commodits (eau, lectricit, table, chaise, sanitaires...)
Ncessit de stocker du matriel (matriel technique pour la prparation des preuves + les lots). Le local doit donc fermer cl.
Possibilit de faire des runions dans ce local (10 15 personnes) avec lectricit (branchement ordinateur portable).
Un local pour le matriel ventuel des participants au championnat.
Lieu d'hbergement - restauration proximit si besoin durant les journes de prparation.
Un podium (pour la remise des prix)
Sonorisation du site.
Toilettes
Aides techniques et humaines, personnes ressources et interlocuteurs de terrain : personnel du service des espaces verts ou des services techniques pour l'installation.
Balisage du site :
150 200 barrires (autour des preuves et animations) et selon moyens en place.
Si ncessit d'interdire certains accs
Afficher des plans qui indiquent la situation gographique des arbres choisis pour les slections sur le site.
Pour la prparation des arbres : sassocier avec un centre de formation situ proximit dans le cadre d'un chantier pdagogique pour stagiaires en C.S lagage ( voir avec le collge formateurs de la SFA). Expliquer la ville d'accueil la ncessit de la prparation des arbres.
Prvoir des panneaux expliquant les preuves au pied des arbres. Le groupe Nord en a ralis Anzin en mai 2006.
Gardiennage nocturne du site si besoin. Cela peut s'avrer ncessaire avec les stands.
Croix Rouge ou autre : prvoir un service de secours pendant la dure des championnats.


3 - Gestion des hbergements selon les cas
Rassembler les possibilits d'hbergement diffrents prix (Htel, Auberge de Jeunesse, Foyers, Camping). L'office de tourisme dispose d'une telle liste.
Demander, le cas chant, l'autorisation de camper proximit du site.
Prciser la localisation par rapport au lieu de la manifestation et un maximum dinfo sur le mode daccs.
Elments mens conjointement avec la ville daccueil.


4 - Assurance
Faire assurer la manifestation par l'assurance de la SFA en demandant trois mois avant une attestation d'assurance Violette au secrtariat.


5 - Toilettes
Voir la ncessit de louer des WC supplmentaires. Obligatoire sur une manifestation qui accueille du public. Voir ventuellement avec la ville daccueil.


6 Aprs la manifestation : penser au nettoyage du site.
9 Faire un bilan de l'organisation


Dans l'optique du dveloppement de la SFA, qui passe par la multiplication et la russite des manifestations rgionales de toutes sortes, il est souhaitable qu'aprs la manifestation, le comit d'organisation se runisse pour faire le bilan de la manifestation et de la faon dont elle a t organise.

Ce bilan pourra tre utilis par Carine  pour toffer le prsent guide et mutualiser ainsi les expriences de chacun.


ANNEXES


Annexe 1 : Charte europenne de l'arbre d'ornement

Annexe 2 : outils de communication : Festiv'arbres 2005 et 2006, Libourne 2005, Anzin 2006, Bayonne 2007

Annexe 3 : liste des structures ayant t partenaires de manifestations rgionales de la SFA

Annexe 4 : exemple de dossier d'inscription un championnat rgional

Annexe 5 : exemple de budget prvisionnel

Annexe 6 : exemples de lettre de demande de subvention une collectivit territoriale

Annexe 7 : exemples de lettre de demande de partenariat

Annexe 8 : exemples de lettres de remerciements des partenaires

Annexe 9 : exemples de communiqus de presse

Annexe 10 : exemples de feuilles de jury de championnat

Annexe 11 : rglement championnat 2005

Annexe 12 : fichiers concernant l'organisation du Championnat Ile de France de Dourdan en avril 2004

Hors ligne

 

#2 18-10-2008 01:01:18

LELPHE est partie
Invit

Re: Guide d'organisation de Manifestations rgionales

ouf   yikes  a fait un peur GAB ....

 

#3 18-10-2008 15:51:22

nath
Petit Polatouche
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Re: Guide d'organisation de Manifestations rgionales

Salut,

En Mai 2008, dans la collectivit ou je travaille, avait lieu notre 8ime march aux plantes.
Nous avions mis en place avec la collaboration d'elagueurs professionnels un stand de demonstration de grimpe, chantillons de bois, plaquettes photos, dmos de broyage.
Le public avait l'air receptif et intress...

D'o l'ide:

Pour 2009, la collectivit semblerait motive pour organiser une journe autour de l'arbre.
Ceci n'tant pour le moment qu'un projet...

Sachant que la collectivit est une petite ville (5000 habitants), qu'il faudrait batailler + que durement pour obtenir un gros budget pour cette journe...

Mais qu'en revanche, elle possde un site arbor avec plan d'eau, idal pour l'organisation d'une telle journe.
http://i63.servimg.com/u/f63/11/03/48/32/th/sv400412.jpg http://i63.servimg.com/u/f63/11/03/48/32/th/sv400413.jpg
Ainsi qu'une quipe technique motive, des moyens matriels et des moyens de communications intressants pour l'organisation de manifestations.

L'ide gnrale tant que la collectivit pourrait se charger de trouver et d'inviter diffrents exposants (ex: matriel + dmos, Cfppa, ect....), d'organiser des ateliers par exemple: plantations, reco vgtaux...


Ma question est donc: est ce que la SFA serait succeptible et intress d'intervenir dans ce type de manifestation afin de communiquer autour de l'arbre?

Echanger et informer sur les activits lies aux mtiers de larboriculture ornementale
Communiquer auprs dun large public sur lintrt des arbres en milieu urbain, l'informer sur la ncessit de soutenir une gestion adapte et respectueuse du vgtal pour le patrimoine arbor de la commune.

Accrobranchs

Arbovisite

ect...

Merci...   wink , GAB ton post tombe vraiment au bon moment!

Dernire modification par nath (18-10-2008 16:30:23)

Hors ligne

 

#4 19-10-2008 15:40:06

yak
Super Polatouche
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Re: Guide d'organisation de Manifestations rgionales

t'es pas trop loin de Tours ?
Parmi ceux du cfppa de Tours fondette , tu trouveras srement du soutiens , t'as aussi l' annuaire de la sfa pour appeler les collgues ,Jac Boutaud , de l'arboretum de la petite loiterie , et bien sr "allo-olivier" ;
Bonne continuation .


Il regarda les arbres.
Ils tenaient le ciel dans leurs branches
et la terre dans leurs racines.
Ils devaient certainement tout savoir et tout comprendre ...

Hors ligne

 

#5 19-10-2008 22:23:54

nath
Petit Polatouche
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Re: Guide d'organisation de Manifestations rgionales

Salut Yak,

Environ 1 H de Tours,
Oui pour Fondettes, je pensais aussi eux...

Jac Boutaud, cela pourrait tre interessant.. merci pour les infos...

Hors ligne

 

#6 21-10-2008 19:17:22

20100
Chimpanz
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Re: Guide d'organisation de Manifestations rgionales

fichtre foutre

il en veut de la mche le gars GAB

a fait bien longtemps que a existait plu ce genre de bestiaux


Passons
    et surtout que l'on se mitonne notre prochaine rencontre avec toutes les envies, imaginations et motivations de tous ceux QUI  EN ONT

N42SITONS PAS A LES LIVR2 PAR L42CRITURE NUM2RIQUE ? 9A NE NOUS ENGAGE PAS A GRAND CHOSE?????

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